総務省 行政管理局がフリーアドレス化 【オフィスニュース】

伝統的な日本企業や役所では、今日でも上図のようなひな壇型のオフィスレイアウトをよく見かけます。

• 序列が一目でわかりやすい
• 新人が座席表で人を覚えやすい
• 初めて見た人でもどこまでがチームなのかがわかりやすい

などが採用のメリットとして考えられます。


しかし、デメリットとしては以下のようなことが考えられます。

• 固定席のため、書類などを机に積み上げてしまう
• 席間にパネルがあるとチームでの話し合いにも会議室への移動が必要
• 物理的に距離があるため、情報共有の遅れが生じる

また、こういった企業や役所は書類を紙に印刷する習慣が残っていることが多いため、文書保管のスペースもとても多く確保されています。


そういった典型的な役所だった 総務省 行政管理局 が2015年1月より、上記のようなデメリットを解消すべくペーパーレス化・フリーアドレス化したそうです。

完全なフリーアドレスというよりも、グループごとに使用する席を決めるグループアドレスを採用し、必要なときにすぐにコミュニケーションが取れるようになっています。

PCはノートPC+無線LANでどこでも仕事ができるため、他のチームの人との仕事もすぐに集まって始められます。

電子ホワイトボードを採用することや不要な書類をデジタル化することにより、個人の所有していた書類の8割を削減することができました。
また、紙の書類を持たないという意識が芽生えたことで、印刷やコピーにかかるコストも大幅に削減できました。

導入から数か月経った現在でも職員の評判は好評で、他省からも見学の人が来るそうです。
これから役所でも働き方の改革が進んでいくことでしょう。
伝統的な日本企業のみなさんも、働き方の改革を進めていく時期かもしれません。



今回参考にさせていただいた記事はこちらです。

総務省　 ワークスタイルを変えるオフィス改革の試行的取組
ワクスタ　書類の山を一掃、個人席を撤廃